「AIに文章を頼んだのに、どこか的外れ」「説明が長くて、そのまま使えない」。そんなときは、依頼文に目的・相手・条件・完成形が入っているかを見直してみてください。難しい専門用語を覚えるより、何を作ってほしいのかを具体的に伝えることから始められます。
この記事では、仕事のメールや案内文を例に、今日から試せる頼み方を紹介します。以下の4項目と例文は、実務で試しやすいように整理したものです。
まずは「いい感じに書いて」を一歩具体的に
例えば「お客様へのメールを書いて」だけでは、連絡の理由も、相手との関係も分かりません。AIは足りない部分を推測して文章を作るため、欲しかった内容とずれることがあります。
最初から長い指示を書く必要はありません。次の4点を、短く補ってみましょう。
1．目的：相手に何をしてほしいか
「メールを書く」は作業です。その先の目的も伝えます。例えば「打ち合わせ日程を決めたいので、候補日から都合のよい日を返信してもらいたい」と書くと、必要な内容を整理しやすくなります。
依頼の例：「取引先に、打ち合わせ候補日への返信をお願いするメールの下書きを作ってください」
2．相手：誰が読む文章か
社内の同僚と、初めて連絡するお客様では、必要な説明や言葉遣いが違います。「専門用語に詳しくない店舗の担当者」「すでに面識のある取引先」など、読み手を一言添えます。
依頼の例：「相手は初めて連絡するお店の担当者です。丁寧ですが、堅すぎない言葉で書いてください」
3．条件：入れること、まだ分からないこと
日時、伝える内容、避けたい表現を指定します。未確定の情報は「未定」と伝え、AIに埋めてもらわないようにしましょう。実際の名前を入力しなくても、「担当者A」「店舗B」と置き換えて下書きを作れます。
依頼の例：「打ち合わせはオンラインで30分を想定しています。候補日は未定なので［候補日］と記載してください。料金や実績は追加しないでください」
4．完成形：長さと並べ方を決める
「分かりやすく」だけでは、仕上がりの基準が曖昧です。「件名＋本文」「本文は200字程度」「候補日は箇条書き」など、使いたい形を指定すると、確認や修正がしやすくなります。
依頼の例：「件名と本文を分けてください。本文は200字程度で、候補日は箇条書きにしてください」
コピーして使える依頼文
以下は、打ち合わせの日程調整を想定した架空の例です。角括弧の部分をご自身の内容に置き換えて使えます。
打ち合わせの日程調整メールの下書きを作ってください。 目的：候補日から都合のよい日を返信してもらう。 相手：初めて連絡するお店の担当者。専門用語は使わない。 条件：オンラインで30分を想定。日時は［候補日］、 宛名は［宛名］、署名は［署名］とする。 料金や実績など、伝えていない情報は追加しない。 完成形：件名＋本文。本文は200字程度。 丁寧だが堅すぎない表現にし、候補日は箇条書きにする。 作成に必要な情報が足りなければ、先に質問してください。
それでもずれたら、直す箇所を一つずつ伝える
「違う」「もっと良くして」だけでやり直すより、残す部分と変える部分を指定します。
- 長すぎるとき：「候補日と返信のお願いは残し、前置きを短くしてください」
- 堅すぎるとき：「敬語は残し、回りくどい表現を日常的な言葉にしてください」
- 事実が追加されたとき：「入力した情報だけで書き直し、不明な箇所は［要確認］としてください」
一度に何通りも変更するより、修正した結果を見ながら次の指示を出すと、何が改善したのか判断しやすくなります。
送信前の確認までが仕事です
頼み方を整えても、回答の正確さは保証されません。宛名・日付・数値・約束している内容は、必ず元の情報と照合してください。「間違いはありますか」とAIに聞き直すだけで確認を終えず、送信する人が読み直すことが大切です。
会社で使う場合は、社内で認められたサービスと利用ルールを確認し、顧客情報や機密情報を無断で入力しないようにしましょう。まずは個人情報を含まない短い案内文など、確認しやすい作業から試してみてください。
「何からIT化すればよいか」も相談できます
文章作成を試してみると、「毎回同じ情報を転記している」「必要な資料を探すのに時間がかかる」といった、仕事全体の課題が見えることもあります。
ホワイトクリエイティブ合同会社では、ITに関する相談、業務の整理・改善提案、社内システム制作を行っています。今の作業をどう整理するか、どこから仕組み化するかを考えたい方は、お困りの作業と現在の進め方をお聞かせください。
参考：OpenAI公式「Prompt engineering」（指示・例・背景情報の伝え方を参照／2026年9月5日確認）。本記事の例文は当サイトによる説明用の例です。
