「AIにマニュアルを書いてもらえば、すぐ完成する」と思っていませんか。生成AIは文章を整えるのが得意ですが、元になる情報が曖昧だと、読みやすくても現場で使えないマニュアルになります。
AIへ指示する前に、業務の目的、関わる人、参照資料の3つを整理すると、たたき台の精度を上げやすくなります。
情報1：業務の目的と完了条件
最初に「何のための業務か」「どの状態になれば完了か」を一文で決めます。操作手順だけを渡すと、AIは作業の意味や例外を判断できません。
- 目的：問い合わせ内容を担当部署へ正しく引き継ぐ
- 開始条件：問い合わせフォームを受信したとき
- 完了条件：担当者と期限が記録され、依頼者へ返信した状態
目的と完了条件があれば、不要な説明を減らし、確認項目を入れやすくなります。
情報2：手順に関わる人と役割
誰が実施し、誰が確認し、問題が起きたら誰へ相談するかを整理します。「担当者」という言葉だけでは、部署や経験によって解釈が変わります。
- 実施者：最初に操作する人
- 確認者：結果を確認する人
- 承認者：最終判断をする人
- 相談先：例外時に連絡する相手
権限が必要な操作や、個人の判断で進めてはいけない工程も明示します。
情報3：参照する資料と正しい版
AIへ渡す資料は、最新版かどうかを確認します。古い規程、現行画面と違うスクリーンショット、廃止済みの申請書が混ざると、AIは矛盾を正しく解決できません。
資料名、更新日、管理者、保存場所を一覧にし、使わない古い版は分けます。顧客情報や個人情報を含む資料は、利用サービスの規約と社内ルールを確認し、必要に応じて匿名化してください。
AIに渡す指示文の例
対象：初めてこの業務を担当する社員 目的：問い合わせを正しい部署へ引き継ぐ 必ず含める：担当者、期限、確認項目、例外時の相談先 参照資料：最新版として指定した資料のみ 不明点：推測せず「担当者へ確認」と表示 形式：準備／手順／確認／例外対応の順
完成後は実際の担当者が試す
AIが作った文章は、そのまま公開せず、実際の担当者が手順どおりに試します。画面名、ボタン名、順番、権限、例外時の連絡先を確認し、迷った場所を修正します。
一度で完璧にするより、1つの短い業務で試し、修正履歴を残す方が安全に広げられます。
今日から始める小さな一歩
まず、よく質問される業務を1つ選び、「目的」「完了条件」「実施者」を一行ずつ書いてみてください。AIへ入力する前の整理だけでも、業務の曖昧さが見つかります。
