AIに文章の説明を頼んだものの、専門用語が多くて結局よく分からなかった——そんな経験はありませんか。
AIは幅広い情報をまとめるのが得意ですが、読み手の知識や目的が分からないままでは、難しい言葉をそのまま使うことがあります。そこで今回は、一般の利用者や個人事業主、小さな会社の担当者が、AIの説明を分かりやすく整えるための4ステップを紹介します。
なぜAIの説明は難しくなりやすいのか
「この仕組みを説明して」とだけ頼むと、AIは誰に向けて、どの程度の詳しさで説明すればよいか判断できません。その結果、詳しい人向けの言葉と初心者向けの説明が混ざったり、聞き慣れない略語が並んだりします。
大切なのは、「簡単にして」と頼むだけでなく、読み手・使う言葉・具体例・確認基準を指定することです。
ステップ1：誰が読むのかを伝える
まず、説明を読む人を具体的にします。「初心者向け」だけでなく、どのような立場で何を知りたい人なのかを添えると、説明の焦点が合いやすくなります。
- パソコン操作に慣れていない新入社員
- IT担当者がいない小規模事業者の代表
- サービスを初めて利用するお客様
たとえば、「クラウドを説明して」ではなく、「社内のファイル共有を検討している、ITに詳しくない5人規模の会社の代表向けに説明してください」と伝えます。
ステップ2：専門用語の扱いを指定する
次に、難しい言葉をどのように扱うかを決めます。専門用語を完全になくすと意味がずれる場合もあるため、必要な用語は残し、直後に短い説明を付けてもらう方法が実用的です。
専門用語はできるだけ使わないでください。必要な専門用語を使う場合は、直後に一文で意味を説明してください。略語は最初に正式名称を書いてください。
社内向けの手順書なら、「一文を短くする」「カタカナ語は日本語に言い換える」といった条件も追加できます。
ステップ3：具体例と行動手順を求める
仕組みだけを説明されても、実際に何をすればよいか分からないことがあります。身近な例と、読み手が次に取る行動をセットで出してもらいましょう。
- 日常や仕事の具体例を1つ入れる
- 最初に行うことを3段階で示す
- 例えでは説明しきれない点も一言添える
たとえばクラウドなら、「社内の共有棚に近い」という例を使いながら、インターネット接続やアクセス権限など、実物の棚とは異なる点も補足してもらいます。例えだけで理解したつもりになるのを防げます。
ステップ4：AI自身に読み直させる
最初の回答で終わらせず、確認項目を渡して書き直してもらいます。次のような基準が使えます。
- 説明のない専門用語が残っていないか
- 一文が長くなりすぎていないか
- 読み手が次に何をすればよいか分かるか
- 重要な注意点が省かれていないか
「この4項目で自分の回答を確認し、問題があれば修正版だけを出してください」と続けると、読みやすさをもう一段整えられます。
そのまま使える依頼文
次のテーマを、ITに詳しくない小規模事業者の担当者向けに説明してください。専門用語はできるだけ避け、必要な場合は直後に一文で意味を説明してください。身近な具体例を1つ入れ、最初に行うことを3段階で示してください。最後に、説明のない専門用語、一文の長さ、行動の分かりやすさ、重要な注意点の4項目で確認し、整えた文章だけを出してください。
読み手や用途を変えれば、お客様向けの案内、社内マニュアル、サービス説明などにも応用できます。
分かりやすさと正確さを両立させる
説明を簡単にするときは、意味まで変わっていないか人が確認してください。特に医療、法律、契約、セキュリティなど重要な判断に関わる内容は、AIの説明だけで決めず、公式資料や原文を確認し、必要に応じて専門家へ相談することが大切です。
AIへの指示を整えると、難しい説明を「読める文章」から「行動できる文章」へ近づけられます。まずは読み手を一人に絞り、4ステップを順番に試してみてください。
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