メールの下書き、議事録の要約、問い合わせへの回答作成。生成AIは日々の仕事を助けてくれます。しかし、便利だからといって顧客名や契約内容をそのまま入力すると、情報管理上の問題につながることがあります。
入力する前に「この情報を外部サービスへ渡してよいか」を一度立ち止まって確認する習慣が大切です。ここでは、小さな会社や個人事業でも使える4つの確認項目を紹介します。
確認1：個人を特定できる情報がないか
氏名、住所、電話番号、メールアドレスだけでなく、勤務先、顧客番号、相談内容などを組み合わせると個人を特定できる場合があります。生成AIへ入力する前に、実名を「顧客A」、会社名を「取引先B」のように置き換えましょう。
置き換えた後も、希少な役職や具体的な出来事から本人が推測できないか確認します。匿名化したつもりでも、背景情報が多すぎると特定につながることがあります。
確認2：社外に出せない機密情報がないか
未公開の価格、契約条件、製品仕様、社内会議の内容、パスワードやアクセス情報などは入力しません。経済産業省も、生成AIへ営業秘密や限定提供データを入力する際は、秘密としての保護を失わないよう注意が必要だと案内しています。
判断に迷う情報は「公開情報」「社内限定」「機密」の3段階に分け、社内限定以上は承認された環境以外へ入力しない、という簡単なルールを決めると迷いが減ります。
確認3：利用するAIサービスの設定と規約を確認したか
サービスによって、入力内容を学習に使うか、保存期間、管理者が制御できる範囲が異なります。利用規約、プライバシーポリシー、データ利用設定を確認し、会社が承認したアカウントを使います。
- 入力データが学習に利用されるか
- 入力や履歴を削除できるか
- 保存期間と保存場所
- 法人向けの管理・契約があるか
無料版と法人向けプランで条件が異なる場合もあるため、サービス名だけで判断しないことが大切です。
確認4：出力を人が確認してから使うか
安全な情報だけを入力しても、AIの回答が正しいとは限りません。宛先、氏名、日付、金額、契約条件、根拠となる資料を人が確認します。特に顧客へ送るメールや公開文書は、原文と照らして確認してください。
AIが作った文章をそのまま送信する運用にせず、「作成者が確認し、必要に応じて責任者が承認する」と決めておくと安心です。
そのまま使える入力前チェックリスト
- 個人を特定できる情報を削除・置換した
- 社外秘やアクセス情報を含んでいない
- 承認済みのAIサービスとアカウントを使っている
- 出力内容を人が確認する担当と手順が決まっている
4項目のうち1つでも確認できなければ、入力を止めて管理者へ相談します。
今日から始める小さな一歩
まず、社内でよく使う生成AIを1つ選び、入力してはいけない情報を3つだけ決めて共有してください。完璧な規程を作る前でも、判断基準をそろえることで不用意な入力を減らせます。
