「ファイルはクラウドに置いているから、バックアップは十分」と思っていませんか。クラウド保存は便利ですが、誤操作、同期された削除、アカウントへの不正アクセスなどに備えるには、別の場所へ複製を残す考え方が必要です。
小さな会社や個人事業でも取り入れやすいのが、データを3つ、2種類の媒体、1つは別の場所に保管する「3-2-1バックアップ」です。
3-2-1バックアップとは
独立行政法人情報処理推進機構（IPA）は、3-2-1ルールを次のような理想的なバックアップ方法として紹介しています。
- 3：運用中のデータを含め、合計3つのコピーを持つ
- 2：2種類の異なる媒体に保存する
- 1：そのうち1つを異なる場所に保管する
たとえば、パソコン内の原本、事務所の外付けドライブ、クラウドバックアップという組み合わせです。同じパソコン内の別フォルダーへコピーするだけでは、端末故障やランサムウェアに同時に巻き込まれる可能性があります。
手順1：止まると困るデータを選ぶ
すべてを一度に整理しようとせず、まず業務が止まるデータを洗い出します。顧客との契約書、請求書、進行中の案件、会計データ、業務手順書などが候補です。
「誰が使うか」「何日分失うと困るか」「どこに保存されているか」を一覧にすると、バックアップの優先順位を決めやすくなります。顧客情報や個人情報は、保存先の権限と暗号化も確認してください。
手順2：異なる2種類の保存先を決める
次に、同じ原因で同時に失わない組み合わせを選びます。例として、社内パソコンと外付けドライブ、さらにクラウドバックアップを使います。
外付けドライブを常時つないだままにすると、ランサムウェアによってバックアップまで暗号化・破損される恐れがあります。バックアップ作業が終わったら取り外す運用にします。クラウド側も同期とバックアップの違いを確認し、削除したファイルを復元できる期間を把握しておきましょう。
手順3：自動化と担当者を決める
バックアップは、忘れず続けられる仕組みにすることが大切です。毎日変更されるファイルは毎日、更新頻度が低い資料は週1回など、失って困る期間から頻度を決めます。
- 対象フォルダー
- 実行頻度と時刻
- 完了を確認する担当者
- エラー時の連絡先
- 保存期間
この5項目を一枚の表にしておくと、担当者が休んでも確認できます。
手順4：復元テストをする
バックアップは、保存できた表示だけでは完成ではありません。月に1回など予定を決め、テスト用ファイルを別の場所へ復元して、開けるかを確認します。復元に必要なアカウント、手順、所要時間も記録します。
担当者しか方法を知らない状態を避け、代わりの人でも手順書を見て復元できるか試してください。
今日から始める小さな一歩
まずは、明日消えると最も困るフォルダーを1つ選び、現在いくつのコピーがあるか数えてみてください。1つしかなければ、今週中に別媒体へのバックアップを追加します。
