退職した人のメールやクラウドサービスのアカウントが、そのまま残っていませんか。使われていないアカウントは、情報への不要な入口や契約料金を払い続ける原因になります。
利用中のサービスと担当者を定期的に確認する4ステップを紹介します。
1．利用中のサービスを一覧にする
メール、クラウドストレージ、会計、顧客管理、チャット、ホームページ管理など、業務で使うサービスを集めます。
2．利用者と権限を照合する
利用者名、所属、管理者権限、最終利用日を確認し、退職者や用途不明の共用アカウントを洗い出します。
3．停止前にデータと引き継ぎを確認する
必要なメールやファイルを失わないよう、所有者変更、共有データの移管、連絡先変更を先に行います。
4．確認日と責任者を決める
3か月または半年ごとの確認日を決め、管理責任者と停止を承認する人も一覧にします。
棚卸し表に入れる項目
- サービス名と契約窓口
- 利用者と所属
- 管理者権限の有無
- 最終確認日
- 継続・変更・停止の判断
- データ移管先
停止や削除は業務への影響と保存義務を確認してから行ってください。
アカウントは「作る時」と「終える時」をセットに
発行時に責任者と終了条件も記録しておくと、後の棚卸しが楽になります。
